Le stockage obligatoire et la destruction de documents qui servent au travail quotidien d’une entité type entreprise ou institution publique sont régis par des obligations légales très précises.
Quel est le délai de conservation des documents nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une administration ?
Comment les détruire efficacement après cette période légale de stockage ?
Délai obligatoire de conservation des documents administratifs
L’archivage des documents est toujours une contrainte pour une entreprise ou une institution publique. Un espace d’archivage occupe des mètres carrés dans l’entreprise et doit en plus être géré en entrée et en sortie.
Les documents qui servent au fonctionnement de ces entités sont conservés un certain laps de temps pendant lequel l’administration se réserve le droit d’aller y chercher un renseignement.
Les contrats liés à l’acquisition de biens immobiliers sont par exemple gardés 30 ans alors que les documents type talons de chèque ou bien relevés bancaires ne doivent être conservés que 5 ans.
Les déclarations de marchandises en douane, en importation ou exportation doivent être stockés 3 ans et les contrats d’assurances 2 années après leur résiliation.
Les pièces comptables tels que bons de livraison, factures, aussi bien pour les fournisseurs que pour les clients, sont conservées 10 ans, de même que les livres de comptes ou les rapports d’inventaire.
Pour finir, les documents liés à la gestion du personnel sont conservés 5 ans pour la plupart d’entre eux : bulletin de salaire, contrat de travail, déclaration d’accident du travail...
Ces documents sont archivés pendant les périodes indiquées par la législation. Quand ils deviennent inutiles, il faut pouvoir les détruire en évitant de laisser des informations personnelles et confidentielles à la portée de n’importe qui.
Faire appel à Confia pour la destruction de documents
Confia est une entreprise parisienne spécialiste dans la destruction de documents de nature confidentielle ou pas.
Elle peut procéder à la mise en place de tournées de collectes ponctuelles ou récurrentes selon les besoins et prend en charge la destruction de documents. Ceux-ci peuvent être acheminés vers un centre de collecte pour y être recyclés ou bien détruits sur place à l’aide de camions broyeurs.
Confia est également habilité à s’occuper de l’élimination des objets de contrefaçon saisis lors d’opérations douanières.
Pour en savoir plus sur la destruction de documents confidentiels organisée par Confia, rendez-vous sur le confia.fr ou bien prenez contact avec l’entreprise.
Confia
38 rue de Berri
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