« À réception de chaque facture, nos comptables effectuent un rapprochement avec le bon de commande stocké dans notre ERP Oracle EBS avant de faire suivre un circuit de validation à la facture au format papier. Une gestion non seulement fastidieuse mais aussi source de délais importants dans les traitements » explique Benjamin Charles, chef de projet SI / Back-office du groupe. De plus, une fois traitées, les factures étaient archivées dans des locaux distants, rendant toute consultation ultérieure difficile. En quête d'une solution simple et efficace, le Groupe M6 a étudié les offres de différents prestataires. « Toutes présentaient des inconvénients. Nous cherchions en effet une solution de numérisation qui s'interface avec notre ERP. Des exigences simples en soi mais la plupart des solutions du marché sont trop complexes ou complètes pour ce que nous voulions faire. De plus, beaucoup de prestataires imposent l'externalisation de la numérisation, or l'externalisation va de pair avec des coûts conséquents. À l'occasion d'un salon, nous avons rencontré Spigraph qui nous a présenté leur solution qui correspondait exactement à ce que nous recherchions ».
Capable de s'adapter à toutes les architectures techniques, la solution logicielle Spigraph permet en effet de dématérialiser un document en intégrant l'image numérisée dans le processus métier. « Convaincus par la simplicité de la solution, nous avons commencé à travailler avec Spigraph pour adapter le logiciel à nos processus. En à peine trois semaines, nous sommes parvenus à une architecture qui répondait exactement à nos attentes ».
Une fois que le rapprochement de la facture avec le bon de commande est effectué, le comptable déclenche la numérisation de la facture à partir d'Oracle EBS. La facture en format PDF est, dès lors, accessible à tout instant à partir de l'ERP via un lien URL.
Les scanners existants n'étant pas adaptés à l'importante volumétrie, le groupe s'est fait accompagner par Spigraph dans le choix d'un matériel fiable, rapide et silencieux. « Ce dernier critère était particulièrement important dans la mesure où nous travaillons en open space. Nous avons finalement opté pour douze scanners – un par comptable. Tant du point de vue matériel que logiciel, Spigraph a été exemplaire sur ce projet, faisant notamment preuve d'une réactivité étonnante sur les développements ».
Très bien perçu par les comptables, le projet a rencontré un succès immédiat. Classement des factures simplifié, accessibilité des documents archivés, sécurisation du circuit de validation désormais géré par un workflow développé en interne, traçabilité du processus… les avantages de cette dématérialisation gérée simplement grâce aux solutions proposées par Spigraph sont tels que le groupe réfléchit à étendre le concept à d'autres applications.
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À propos de Spigraph International En tant que spécialiste de la capture documentaire, Spigraph International propose une offre de solutions couvrant scanners, logiciels de capture et traitement d'image, et services associés. Distributeur à haute valeur ajoutée, Spigraph International intervient sur le marché de la capture au travers d'un réseau de revendeurs et d'intégrateurs partenaires, apportant son expertise et son savoir-faire aussi bien avant, pendant, qu'après la vente (conseil, installation, intégration, formation, maintenance et support). Fondé en France en 1997, Spigraph International est aujourd'hui présent localement dans 11 pays (Algérie, Allemagne, Belgique, Finlande, France, Maroc, Pays-Bas, Royaume-Uni, Suède, Suisse et Tunisie). Avec plus de 300 collaborateurs, Spigraph International a enregistré en 2012 un chiffre d'affaires de 63M€. www.spigraph.com
À propos du groupe M6 Créé en 1987 autour de la chaîne M6, Métropole Télévision est devenu un groupe multimédia puissant, offrant une large gamme de programmes, de produits et de services. Autour de M6, deuxième chaîne généraliste auprès du public de moins de 50 ans avec des émissions devenues emblématiques, gravite une famille de 11 chaînes numériques dont W9, en tête des nouvelles chaînes de la TNT et depuis fin 2012 6ter, « la télévision à partager ». Éditeur de contenus déclinables et exploitables sur tous les supports, le groupe développe une stratégie de diversifications via ses filiales, notamment M6 Web, et des offres innovantes telles que sa télévision de rattrapage M6 Replay, W9 Replay ou M6 mobile by Orange. www.groupem6.fr
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