L’externalisation de la comptabilité, de la tenue de livres et des services de gestion est devenue une solution plus courante pour les petites entreprises aujourd’hui. Pourquoi ? Les avantages, dont ne bénéficiaient autrefois que les entreprises de taille moyenne et les entreprises, sont de plus en plus compris par les petites entreprises.
Grâce à une équipe de comptabilité à distance basée dans les pays francophones, les PDG et les propriétaires d’entreprises ont accès à un personnel compétent et formé qui les aide à mieux gérer leur entreprise, à se développer plus rapidement et à gagner plus d’argent. Souvent, cela permet de réaliser des économies importantes par rapport à la mise en place d’un service comptable interne.
Pourquoi les entreprises externalisent-elles ?
Les économies de coûts, la concentration sur les fonctions essentielles de l’entreprise et la résolution des problèmes de capacité sont les principaux moteurs de l’externalisation. Les grandes organisations ont recours à l’externalisation pour conduire des changements transformationnels et améliorer les résultats de l’entreprise.
Devriez-vous donc envisager d’externaliser votre comptabilité ?
Comme pour toute bonne décision, il faut d’abord peser le pour et le contre afin de pouvoir évaluer si la comptabilité externalisée est adaptée à votre organisation.
1 - Le pour : Plus rentable
Il est souvent moins coûteux et plus rentable de faire appel à un service comptable externalisé que d’engager du personnel interne pour s’occuper de la fonction financière. En externalisant, vous n’avez pas de frais généraux attribués que l’embauche d’un employé générerait, tels que la PTO, l’assurance maladie, la retraite, les vacances, l’indemnisation des travailleurs et les jours de maladie. En outre, l’intérêt de disposer de l’expertise de toute une équipe, plutôt que d’une seule personne interne (ou plus), est de réduire le risque de non-conformité et de finances peu fiables, en particulier pour les petites entreprises qui démarrent.
1 - Contre : Coûts cachés
Dans le cas de tout service payant, il peut arriver qu’une tâche se transforme en plusieurs autres, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires dont vous n’étiez pas conscient (ou que vous avez oubliés) au départ. Veillez à ce que votre relation mensuelle soit claire et que les attentes soient définies dès le début, afin de réduire au minimum le risque que cela se produise. Nous avons mis en place un processus complet en cinq étapes que vous pouvez suivre pour clarifier le fonctionnement du processus d’intégration, si vous n’êtes pas sûr.
2 - Le pour : Une approche proactive
En tant que PDG, vous ne vous êtes pas lancé dans les affaires pour être un professionnel de la finance formé à la supervision des livres. Vous voulez diriger votre entreprise et vous concentrer sur la croissance et la vision globale de l’entreprise elle-même. C’est pourquoi le fait d’avoir une équipe comptable externalisée présente l’avantage de la proactivité, car elle peut repérer les signaux d’alerte à l’avance et vous informer des dépenses et des flux de trésorerie, par exemple. Le fait d’avoir un œil averti sur vos finances à tout moment peut vous apporter une grande tranquillité d’esprit, ainsi que la confiance nécessaire pour prendre des décisions financières intelligentes.
2 - Contre : moins de contrôle
La proactivité d’une équipe externalisée s’accompagne d’une mise en garde : vous ne pouvez pas marcher dans le couloir pour poser des questions sur chaque événement financier qui a lieu. Bien sûr, vous pourrez appeler votre gestionnaire de compte, obtenir des mises à jour hebdomadaires et recevoir des rapports mensuels, mais cela exige de la confiance dans votre relation d’externalisation.
Pour les chefs d’entreprise, le transfert du contrôle des livres peut parfois être inconfortable. Commencer par un processus d’intégration approfondi qui définit les rôles, les politiques et les procédures permet de définir les attentes et de s’assurer que la communication se fait en temps voulu.
3 - Le pour : Réduire la fraude
La fraude est un résultat malheureux dans de nombreuses petites et moyennes entreprises où une seule personne est à la tête de la comptabilité. C’est parce qu’il est facile de manipuler les livres, ou de faire passer une fausse dépense inaperçue pendant des mois, voire des années. Il existe de multiples signes avant-coureurs qui peuvent indiquer une fraude, et qui sont souvent dus aux difficultés que traverse un employé, qui ressent une pression financière et ne sait pas quoi faire d’autre. Ne vous contentez pas de faire aveuglément confiance à votre employé sans aucun contrôle ni responsabilité - c’est un signe certain qui vous laisse le champ libre pour la fraude.
Avec les services comptables externalisés, vous avez plusieurs paires d’yeux sur le traitement de vos transactions et vos rapports, ce qui permet d’accroître les contrôles internes. Bien que la fraude ne puisse jamais être exclue à 100 %, une équipe spécialisée ayant une expertise spécifique dans les meilleures pratiques comptables sera bien plus susceptible de repérer une anomalie qu’une personne probablement surchargée et surchargée de travail.
3 - Contre : pas de proximité
Il y a, bien sûr, des avantages à avoir un employé en interne pour répondre immédiatement aux questions. Bien qu’une équipe externalisée soit disponible, les réponses ne sont pas toujours instantanées. Il peut y avoir des limites à ne pas être dans le même bureau. Mais avec le bon cabinet comptable externalisé, il doit avoir de bonnes politiques de communication pour s’assurer que votre équipe est disponible et facile à joindre. Il est important d’évaluer les options en fonction de ce qui est la plus haute priorité - une réponse instantanée ou le temps nécessaire pour obtenir les bonnes réponses.
Si vous n’établissez pas de calendrier de communication et de répartition des responsabilités avec votre prestataire externe, la relation avec ce dernier sera trouble et difficile à gérer une fois qu’elle aura commencé. Prenez le temps d’en discuter, y compris de vos objectifs pour l’équipe externalisée.
Une équipe dédiée et une machine comptable virtuelle
De la tenue de livres et de la comptabilité avancées aux rapports de gestion personnalisés et aux services de contrôleurs, votre service de comptabilité externalisé est conçu pour augmenter votre personnel et transformer votre fonction financière. Il ne s’agit pas seulement de tenir votre comptabilité, mais aussi de fournir une plate-forme pour générer des profits, améliorer la trésorerie et développer votre entreprise.
