C'est quoi un logiciel de paie ?
par Alexandre Jairson -
Un logiciel de paie est une solution sur site ou dans le cloud qui gère, maintient et automatise les paiements aux employés. Un logiciel de paie robuste, intégré et correctement configuré peut aider les organisations de toutes tailles à rester en conformité avec les lois fiscales et autres réglementations financières, et à réduire les coûts. Les équipes des ressources humaines (RH) sont ainsi libérées des tâches routinières et peuvent consacrer plus de temps à la planification, à la budgétisation et à d’autres initiatives orientées vers l’avenir.
Les logiciels de paie s’intègrent à d’autres systèmes centraux de l’entreprise afin de garantir que les employés reçoivent une rémunération précise, en temps voulu et de la manière appropriée (dépôt direct, chèque ou carte de paiement, par exemple). Les employés peuvent généralement accéder au logiciel pour modifier leurs informations personnelles, leurs préférences de paiement et d’autres détails.
Pour les employeurs, les logiciels de paie doivent être fiables, faciles à configurer et suffisamment souples pour gérer et automatiser les paiements aux travailleurs de tous types (salariés, employés à l’heure, travailleurs temporaires, travailleurs indépendants, etc. Les systèmes de paie doivent simplifier les tâches, en permettant au personnel de gérer plus facilement des règles, des flux de paie et des listes de contrôle complexes, et de maintenir la conformité avec les lois fiscales et autres réglementations financières.
Des millions d’organisations dans le monde entier font confiance aux logiciels de paie pour rationaliser et gérer la rémunération des employés et garantir
Les avantages de la mise en œuvre d’une solution logicielle de paie efficace, conforme et configurable vont au-delà des tâches tactiques de paiement des employés. Elle aide également les entreprises à
Les logiciels de paie ne sont pas seulement bons pour les entreprises. Ils le sont aussi pour les employés. Il permet de s’assurer que les employés sont payés au bon montant, au bon moment, via le mode de paiement qu’ils préfèrent, le tout avec un minimum de temps et de tracas.
Les employés peuvent également profiter d’interfaces conviviales pour consulter l’historique de leurs paiements et modifier facilement leurs informations personnelles et leurs préférences de paiement. S’ils ont des questions, ils peuvent obtenir des réponses rapidement, ce qui réduit les interruptions de travail.
Les logiciels de paie peuvent être installés sur site ou dans le nuage. L’un des principaux avantages des systèmes de paie basés sur le cloud est que les informations sont accessibles de n’importe où, via un ordinateur de bureau ou un appareil mobile.
Les meilleurs systèmes de paie offrent une expérience simple et cohérente sur toutes les plateformes. Lorsqu’un employé consulte le tableau de bord sur son téléphone, par exemple, il se présente de la même manière que sur son ordinateur de bureau, avec des interactions intuitives qui réduisent le besoin d’appeler le service d’assistance.
L’automatisation est un autre avantage considérable des systèmes de paie basés sur le cloud, qui intègrent souvent l’intelligence artificielle (IA) pour anticiper les besoins et réduire les erreurs. Les processus courants tels que l’intégration des nouveaux employés peuvent être automatisés afin que chaque nouvelle recrue pour un poste donné soit intégrée correctement, en suivant les mêmes listes de contrôle et processus et en veillant à ce que rien ne soit oublié.
Les besoins et les exigences en matière de paie évoluent constamment. Il est donc utile de disposer d’une solution basée sur le cloud qui est continuellement mise à jour pour se conformer aux lois, aux taxes et aux réglementations locales, régionales et fédérales. Lorsqu’une nouvelle législation est adoptée, votre personnel n’a pas à saisir les modifications manuellement ; au contraire, le système intègre automatiquement les changements pour garantir une conformité permanente.
Les systèmes de paie basés sur le cloud computing sont généralement fournis avec des options préconfigurées, mais ils permettent également de configurer et de personnaliser facilement les flux de travail et les listes de contrôle en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise. Les solutions sur site peuvent rapidement devenir désorganisées et truffées d’erreurs à mesure que de nouveaux rôles, structures de rémunération et autres complexités sont ajoutés. Les systèmes basés sur le cloud computing, en revanche, évoluent facilement et restent simples, quel que soit le nombre d’échéances, d’approbations, de responsables de tâches et de dépendances impliqués dans un processus de paie donné.
Les logiciels de paie éliminent une grande partie des maux de tête associés aux taxes, à la conformité et aux autres réglementations. Il garantit des paiements et des déductions fiscales précis et opportuns par localité, en s’adaptant automatiquement aux différentes règles et réglementations lorsque les employés déménagent et que des bureaux ouvrent ou ferment. Lors des fusions et acquisitions, les informations sur les employés peuvent être transférées facilement et les complexités telles que les paiements ponctuels peuvent être générées automatiquement.
L’intégration et l’automatisation des systèmes de paie sont essentielles pour simplifier la préparation des impôts et les audits. Les organisations externalisent souvent la préparation des déclarations fiscales, ce qui rend essentiel l’existence d’un logiciel de paie intégré offrant une vue unique et actualisée des informations internes et externalisées. Cela permet aux employés, aux vérificateurs et aux administrateurs de la paie d’examiner et de surveiller facilement toute divergence éventuelle. L’automatisation améliore également l’exactitude des données utilisées dans les audits, ce qui simplifie la conformité aux lois fiscales et autres réglementations.
Les systèmes de paie basés sur le cloud offrent un haut niveau de sécurité, un autre facteur critique pour la conformité. Alors que les processus manuels peuvent contenir des erreurs, par exemple un employé qui reste sur la paie après avoir quitté l’organisation, l’automatisation des systèmes de paie permet de prévenir et d’identifier les erreurs. La validation basée sur des règles et des rôles peut renforcer la sécurité en limitant l’accès aux informations sensibles.
La paie peut être complexe, tant pour les organisations que pour les employés. Il est donc essentiel que le logiciel de paie soit facile à utiliser, avec une interface simple, cohérente et sécurisée, accessible par les employés et le personnel chargé de la paie à partir de divers appareils.
Les administrateurs de la paie doivent pouvoir configurer le système sans coder ou appeler à l’aide des professionnels de l’informatique. Le logiciel doit intégrer les meilleures pratiques et les formules recommandées, guidant le personnel non technique à travers quelques étapes simples pour configurer le système en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Il est important de rechercher un logiciel de paie intégrant des fonctions de veille stratégique et de reporting qui simplifient la gestion des talents et du lieu de travail, la budgétisation et d’autres processus stratégiques. Compte tenu de la complexité croissante liée aux fusions et acquisitions, ainsi que du nombre d’employés à distance, de travailleurs indépendants et de projets ponctuels, il est essentiel que les systèmes de paie offrent une visibilité approfondie et un soutien à la veille économique.
Le plus important est sans doute que les entreprises choisissent un logiciel de paie qui sécurise les données sensibles contre les attaques accidentelles et délibérées, qu’elles proviennent de l’intérieur ou de l’extérieur de l’entreprise. Les administrateurs de la paie et les employés doivent avoir accès aux données dont ils ont besoin, ni plus ni moins. Une validation basée sur des règles et des rôles est essentielle pour protéger l’organisation et les employés.
Lorsque vous êtes prêt à investir dans un logiciel de paie, assurez-vous d’évaluer les fournisseurs en posant les questions suivantes
Dans les années à venir, attendez-vous à voir les logiciels de paie s’adapter davantage à la diversité croissante des rôles professionnels et des structures de paiement. Les employés salariés de neuf à cinq ans seront de plus en plus rejoints par une variété de salariés et de travailleurs indépendants, dont beaucoup travailleront à distance.
Il sera impératif de disposer de logiciels de paie flexibles pour offrir une rémunération de diverses manières, notamment par projet, durée du contrat et diverses périodes de paie (hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle). L’IA et la business intelligence seront utilisées pour améliorer l’automatisation et rationaliser les flux de travail.
La sécurité sera un défi permanent pour les organisations de toutes tailles. La validation basée sur des règles et l’accès aux données basé sur des rôles seront essentiels, d’autant plus que de plus en plus de personnes travaillent à distance.