Un logiciel de paie est une solution sur site ou dans le cloud qui gère, maintient et automatise les paiements aux employés. Un logiciel de paie robuste, intégré et correctement configuré peut aider les organisations de toutes tailles à rester en conformité avec les lois fiscales et autres réglementations financières, et à réduire les coûts. Les équipes des ressources humaines (RH) sont ainsi libérées des tâches routinières et peuvent consacrer plus de temps à la planification, à la budgétisation et à d’autres initiatives orientées vers l’avenir.
Comment fonctionne un logiciel de paie ?
Les logiciels de paie s’intègrent à d’autres systèmes centraux de l’entreprise afin de garantir que les employés reçoivent une rémunération précise, en temps voulu et de la manière appropriée (dépôt direct, chèque ou carte de paiement, par exemple). Les employés peuvent généralement accéder au logiciel pour modifier leurs informations personnelles, leurs préférences de paiement et d’autres détails.
Pour les employeurs, les logiciels de paie doivent être fiables, faciles à configurer et suffisamment souples pour gérer et automatiser les paiements aux travailleurs de tous types (salariés, employés à l’heure, travailleurs temporaires, travailleurs indépendants, etc. Les systèmes de paie doivent simplifier les tâches, en permettant au personnel de gérer plus facilement des règles, des flux de paie et des listes de contrôle complexes, et de maintenir la conformité avec les lois fiscales et autres réglementations financières.
Pourquoi les entreprises utilisent-elles des logiciels de paie ?
Des millions d’organisations dans le monde entier font confiance aux logiciels de paie pour rationaliser et gérer la rémunération des employés et garantir
- La rapidité et l’exactitude. En particulier avec les fusions et acquisitions, les nouvelles embauches et l’évolution des réglementations, les paiements aux employés peuvent être compliqués et prendre du temps. Avec un logiciel de paie, les entreprises peuvent être sûres que les employés sont payés au bon montant et à temps, à chaque fois, ce qui contribue à renforcer la confiance des employés.
- Transparence. Pour la plupart des entreprises, les frais de personnel constituent la dépense la plus importante. Les logiciels de paie s’intègrent à d’autres secteurs d’activité, tels que les finances et la comptabilité, offrant une transparence qui aide les entreprises à respecter leur budget, à créer des rapports opportuns et à planifier l’avenir.
- Flexibilité d’adaptation et d’évolution. Lorsque l’activité évolue, le logiciel de paie permet de s’adapter facilement. Par exemple, lorsqu’un bureau ouvre dans une nouvelle région avec des taxes et des réglementations différentes, le logiciel intègre automatiquement les nouvelles règles, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de saisir les données pour chaque employé.
- Plus de temps pour les tâches de haut niveau. Par rapport aux solutions manuelles et dépassées, les logiciels de paie peuvent faire gagner des heures aux entreprises chaque mois - du temps qui peut être consacré à d’autres initiatives commerciales essentielles.
Comment les logiciels de paie aident-ils les entreprises ?
Les avantages de la mise en œuvre d’une solution logicielle de paie efficace, conforme et configurable vont au-delà des tâches tactiques de paiement des employés. Elle aide également les entreprises à
- Améliorer le moral. Évitez les cas où les employés sont payés au mauvais montant, ne sont pas payés pour les heures supplémentaires ou d’autres travaux, sont payés en retard ou ne sont pas payés de la manière qu’ils préfèrent.
- Renforcer la sécurité. Les logiciels ou saas de paie permettent de s’assurer que les bonnes personnes n’ont accès qu’aux informations appropriées à leur rôle. En particulier avec de nombreux employés et travailleurs indépendants travaillant à domicile, il est essentiel pour les organisations de disposer d’un logiciel qui empêche les doubles paiements, confirme que chaque paiement est correct et calcule automatiquement les avantages et les impôts appropriés pour chaque employé.
- Approfondir la connaissance de l’entreprise. Lorsque les systèmes de paie sont intégrés à d’autres systèmes centraux, les entreprises obtiennent des informations approfondies qui peuvent les aider à élaborer des budgets et des prévisions plus précis. En quelques minutes, les organisations peuvent, par exemple, identifier les coûts de personnel en temps réel pour chaque département et les revenus obtenus pour ces coûts sur différentes périodes.
- Améliorer le reporting. Les logiciels de paie automatisés fournissent des informations en temps réel qui peuvent facilement être traduites en tableaux et graphiques que les dirigeants peuvent utiliser pour prendre des décisions commerciales cruciales.
Comment les logiciels de paie aident-ils les employés ?
Les logiciels de paie ne sont pas seulement bons pour les entreprises. Ils le sont aussi pour les employés. Il permet de s’assurer que les employés sont payés au bon montant, au bon moment, via le mode de paiement qu’ils préfèrent, le tout avec un minimum de temps et de tracas.
Les employés peuvent également profiter d’interfaces conviviales pour consulter l’historique de leurs paiements et modifier facilement leurs informations personnelles et leurs préférences de paiement. S’ils ont des questions, ils peuvent obtenir des réponses rapidement, ce qui réduit les interruptions de travail.
Quels sont les avantages des logiciels de paie basés sur le cloud computing ?
Les logiciels de paie peuvent être installés sur site ou dans le nuage. L’un des principaux avantages des systèmes de paie basés sur le cloud est que les informations sont accessibles de n’importe où, via un ordinateur de bureau ou un appareil mobile.
Les meilleurs systèmes de paie offrent une expérience simple et cohérente sur toutes les plateformes. Lorsqu’un employé consulte le tableau de bord sur son téléphone, par exemple, il se présente de la même manière que sur son ordinateur de bureau, avec des interactions intuitives qui réduisent le besoin d’appeler le service d’assistance.
L’automatisation est un autre avantage considérable des systèmes de paie basés sur le cloud, qui intègrent souvent l’intelligence artificielle (IA) pour anticiper les besoins et réduire les erreurs. Les processus courants tels que l’intégration des nouveaux employés peuvent être automatisés afin que chaque nouvelle recrue pour un poste donné soit intégrée correctement, en suivant les mêmes listes de contrôle et processus et en veillant à ce que rien ne soit oublié.
Les besoins et les exigences en matière de paie évoluent constamment. Il est donc utile de disposer d’une solution basée sur le cloud qui est continuellement mise à jour pour se conformer aux lois, aux taxes et aux réglementations locales, régionales et fédérales. Lorsqu’une nouvelle législation est adoptée, votre personnel n’a pas à saisir les modifications manuellement ; au contraire, le système intègre automatiquement les changements pour garantir une conformité permanente.
Les systèmes de paie basés sur le cloud computing sont généralement fournis avec des options préconfigurées, mais ils permettent également de configurer et de personnaliser facilement les flux de travail et les listes de contrôle en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise. Les solutions sur site peuvent rapidement devenir désorganisées et truffées d’erreurs à mesure que de nouveaux rôles, structures de rémunération et autres complexités sont ajoutés. Les systèmes basés sur le cloud computing, en revanche, évoluent facilement et restent simples, quel que soit le nombre d’échéances, d’approbations, de responsables de tâches et de dépendances impliqués dans un processus de paie donné.
Comment les logiciels de paie aident-ils à gérer les impôts, la conformité et les réglementations ?
Les logiciels de paie éliminent une grande partie des maux de tête associés aux taxes, à la conformité et aux autres réglementations. Il garantit des paiements et des déductions fiscales précis et opportuns par localité, en s’adaptant automatiquement aux différentes règles et réglementations lorsque les employés déménagent et que des bureaux ouvrent ou ferment. Lors des fusions et acquisitions, les informations sur les employés peuvent être transférées facilement et les complexités telles que les paiements ponctuels peuvent être générées automatiquement.
L’intégration et l’automatisation des systèmes de paie sont essentielles pour simplifier la préparation des impôts et les audits. Les organisations externalisent souvent la préparation des déclarations fiscales, ce qui rend essentiel l’existence d’un logiciel de paie intégré offrant une vue unique et actualisée des informations internes et externalisées. Cela permet aux employés, aux vérificateurs et aux administrateurs de la paie d’examiner et de surveiller facilement toute divergence éventuelle. L’automatisation améliore également l’exactitude des données utilisées dans les audits, ce qui simplifie la conformité aux lois fiscales et autres réglementations.
Les systèmes de paie basés sur le cloud offrent un haut niveau de sécurité, un autre facteur critique pour la conformité. Alors que les processus manuels peuvent contenir des erreurs, par exemple un employé qui reste sur la paie après avoir quitté l’organisation, l’automatisation des systèmes de paie permet de prévenir et d’identifier les erreurs. La validation basée sur des règles et des rôles peut renforcer la sécurité en limitant l’accès aux informations sensibles.
Quelles sont les fonctionnalités que les entreprises doivent rechercher dans un logiciel de paie ?
La paie peut être complexe, tant pour les organisations que pour les employés. Il est donc essentiel que le logiciel de paie soit facile à utiliser, avec une interface simple, cohérente et sécurisée, accessible par les employés et le personnel chargé de la paie à partir de divers appareils.
Les administrateurs de la paie doivent pouvoir configurer le système sans coder ou appeler à l’aide des professionnels de l’informatique. Le logiciel doit intégrer les meilleures pratiques et les formules recommandées, guidant le personnel non technique à travers quelques étapes simples pour configurer le système en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Il est important de rechercher un logiciel de paie intégrant des fonctions de veille stratégique et de reporting qui simplifient la gestion des talents et du lieu de travail, la budgétisation et d’autres processus stratégiques. Compte tenu de la complexité croissante liée aux fusions et acquisitions, ainsi que du nombre d’employés à distance, de travailleurs indépendants et de projets ponctuels, il est essentiel que les systèmes de paie offrent une visibilité approfondie et un soutien à la veille économique.
Le plus important est sans doute que les entreprises choisissent un logiciel de paie qui sécurise les données sensibles contre les attaques accidentelles et délibérées, qu’elles proviennent de l’intérieur ou de l’extérieur de l’entreprise. Les administrateurs de la paie et les employés doivent avoir accès aux données dont ils ont besoin, ni plus ni moins. Une validation basée sur des règles et des rôles est essentielle pour protéger l’organisation et les employés.
Quelles questions faut-il se poser lors du choix d’une solution logicielle de paie ?
Lorsque vous êtes prêt à investir dans un logiciel de paie, assurez-vous d’évaluer les fournisseurs en posant les questions suivantes
- Le système prend-il en charge toutes les régions où vous avez des employés ? Recherchez des fournisseurs qui offrent un soutien direct partout où vous en avez besoin ou qui ont des partenariats pour soutenir ces régions. Vous voulez vous assurer que vous n’aurez pas à gérer manuellement la paie dans certaines régions, aujourd’hui ou à l’avenir.
- Le logiciel s’intègre-t-il à vos autres systèmes d’entreprise ? Le logiciel que vous choisissez doit s’intégrer nativement à vos logiciels de gestion du temps et du travail, de rémunération, de gestion financière, de gestion des absences et autres systèmes d’entreprise.
- Le logiciel est-il facile à configurer ? Vous ne voudrez pas changer souvent de fournisseur de services de paie, alors assurez-vous de disposer d’une certaine souplesse pour évoluer et vous adapter au fil du temps, à mesure que les besoins de votre entreprise changent. Assurez-vous que le logiciel peut être configuré facilement, sans avoir besoin de codage ou d’intervention du service informatique.
- Avez-vous de l’expérience avec des organisations comme la mienne ? Recherchez des fournisseurs qui ont une grande expérience de votre secteur et d’organisations de taille similaire à la vôtre.
- Le logiciel est-il vraiment facile à utiliser ? Assurez-vous qu’il existe des processus préétablis que les employés trouveront intuitifs, afin qu’ils puissent modifier leur banque, ajouter des personnes à charge et effectuer d’autres changements en quelques secondes. Évaluez les fonctions intégrées, y compris les conseils aux nouveaux employés, pour vous assurer qu’ils n’auront pas besoin de demander l’aide des RH.
Quel est l’avenir des logiciels de paie ?
Dans les années à venir, attendez-vous à voir les logiciels de paie s’adapter davantage à la diversité croissante des rôles professionnels et des structures de paiement. Les employés salariés de neuf à cinq ans seront de plus en plus rejoints par une variété de salariés et de travailleurs indépendants, dont beaucoup travailleront à distance.
Il sera impératif de disposer de logiciels de paie flexibles pour offrir une rémunération de diverses manières, notamment par projet, durée du contrat et diverses périodes de paie (hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle). L’IA et la business intelligence seront utilisées pour améliorer l’automatisation et rationaliser les flux de travail.
La sécurité sera un défi permanent pour les organisations de toutes tailles. La validation basée sur des règles et l’accès aux données basé sur des rôles seront essentiels, d’autant plus que de plus en plus de personnes travaillent à distance.
