Avec en moyenne, 12 jours de retard de paiement, relancer ses clients est une démarche indispensable pour les entreprises.
En effet, plus le fournisseur attend, plus les chances d'obtenir un paiement diminuent.
L'outil privilégié de la relance est assurément le téléphone. Il est donc important de disposer des coordonnées téléphoniques directes du bon interlocuteur. Cela évite les attentes interminables et les appels qui n'aboutissent pas.
Le téléphone permet un dialogue courtois avec le client et dans de nombreux cas un simple appel suffit pour déclencher le paiement. Il est impératif de parfaitement connaître son dossier afin de pouvoir répondre aux éventuelles questions du client. Dans tous les cas, il ne faut pas hésiter à demander au client de s'engager sur un règlement à une date précise.
Cependant, l'appel téléphonique est parfois insuffisant. De plus, il ne laisse aucune trace des engagements pris par le client. L'entreprise doit alors s'adresser par un courrier simple à son client, pour lui demander de régulariser son retard de paiement.
Chaque client est différent. Il peut connaître une difficulté passagère de trésorerie ou être confronté à des problèmes personnels ou dans son entreprise. La relation client est un domaine sensible et l'on s'attachera à bien connaître ses clients.
Lorsque le client est de bonne foi, mais qu'il ne peut honorer intégralement ses paiements, il peut être judicieux de lui proposer un échéancier et de conclure un accord où il s'engage contractuellement.
Mais tout n'est pas toujours aussi simple et l'entreprise a quelquefois affaire à un client de mauvaise foi, injoignable et ne répondant pas au courrier. Dans ce cas, l'envoi d'une relance en courrier recommandé avec accusé de réception est impératif. Il devra mentionner le détail des factures réclamées, l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 euros par facture), les intérêts de retard puis rappeler les éventuels engagements pris par le client lors des appels téléphoniques et les courriers précédents.
Lorsque le client ne réagit pas à la lettre recommandée, l'intervention d'un organisme de recouvrement de créances, d'un huissier ou d'un avocat devient généralement indispensable.
Attention, les procédures judiciaires sont souvent longues et beaucoup de débiteurs en difficulté déposent alors le bilan, faute de pouvoir payer leurs dettes.
OuestGEST - Conseil en Crédit Management
