Le courrier bureautique dit « égrené » est composé des courriers et documents émis quotidiennement par les différents départements, services et agences des entreprises. Ces documents peuvent être des courriers simples ou recommandés, unitaires ou en nombre. Edités et envoyés individuellement, ils engendrent des coûts conséquents. Avec HubMail les clients mutualisent et réduisent leurs coûts d'impression et d'affranchissement tout en diversifiant leurs médias grâce au choix de diffusion multi canal (courrier papier, fax, e-mail, SMS). Suivant des modèles financiers souples et interchangeables (licence ou location sur site, pour le logiciel Myhubmail, SaaS ou ASP pour l'offre HubMail), la solution accompagne ses clients dans leur stratégie de rationalisation et d'optimisation documentaire. Quelle que soit la configuration - y compris les configurations multi enseignes et multi réseaux, les projets de massification peuvent être déployés à moindre coût et en un temps record. Au sein de l'organisation tous les services générant des documents tels que des courriers, convocations, communication, factures, relances, bulletins de paie, certificats, mailings, propositions, contrats, etc. sont concernés : Directions Générales, services administratifs et financiers, ressources humaines, marketing et communication, équipes commerciales, relation clients… La massification et l'industrialisation de l'ensemble de ces courriers provenant de bureaux et de sites multiples permet de mettre en place un processus efficace et structurant correspondant à une stratégie SOA (Architecture orientée services). Les flux de courriers bureautiques, quel que soit le volume de documents à traiter, sont regroupés avec d'autres traitements et triés pour bénéficier d'une impression industrielle et des meilleurs tarifs postaux. Les utilisateurs obtiennent alors un retour sur investissement rapide et aisément quantifiable.
En recourant à des solutions de massification des courriers égrenés, les entreprises et administrations améliorent leurs processus internes et rationalisent leur organisation en simplifiant la gestion quotidienne de leurs courriers. Gagnant ainsi en efficacité et en fiabilité grâce au contrôle de leur production documentaire, de sa qualité, de son suivi et de l'archivage des courriers émis, elles augmentent leur productivité et optimisent leurs charges. Au-delà d'améliorer et d'enrichir les processus de production documentaire, HubMail permet aussi : • D'Optimiser l'activité des centres éditiques internes ou à contrario d'Externaliser tout ou partie des activités à faible valeur ajoutée, • D’utiliser les postes de travail standards des émetteurs de courrier, • De piloter l'adduction des flux égrenés pour produire des courriers, courriels et SMS massifiés, • D'effectuer un routage complet et de suivre l'ensemble des processus, • De gérer en central l’ensemble des bibliothèques de ressources et des parapheurs. Grâce à son architecture n tiers virtualisée et son mode client-serveur léger, s'appuyant sur des serveurs Unix et/ou Windows, HubMail permet aux utilisateurs, au moment de l'impression, d'imprimer leurs documents sur une imprimante virtuelle. Sa technologie accepte de nombreux formats dont .doc, xls, docx, xlsx…, rtf, pdf, xml, csv, odt, ods… Découvrez la solution HubMail au Salon des Achats les 18 et 19 mai, CNIT de Paris la Défense, Stand G27
Pour en savoir plus sur HubMail : http://www.docapost.com Contact : Patrick Rocher, Directeur du pôle Courriers Egrenés de la Business Unit EDID de Docapost : procher@seres.fr
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Holding opérationnelle et industrielle composée des filiales du groupe La Poste expertes en gestion du document (Certinomis, DOCAPOST DPS, Dynapost, EXTELIA, ISC, Sefas Innovation, Seres, Synaxio) et d'une filiale de capital risque, XAnge Capital, DOCAPOST se positionne comme un groupement d'expertises qui accompagne les entreprises et les administrations sur toute la chaîne de valeur du document. DOCAPOST propose des solutions sur mesure ou clés en main, allant du conseil à la numérisation, en passant par l'échange de données sécurisées, l'éditique, l'impression à la demande, l'archivage, la gestion d'un service courrier et le BPO. DOCAPOST regroupe 5 000 collaborateurs répartis sur 400 sites en France. Il est également présent dans de nombreux pays – Etats-Unis, Espagne, Italie,… – et offre ainsi à ses clients des solutions transfrontalières. L'offre de DOCAPOST est auditée et labellisée par des organismes indépendants pour garantir la plus grande fiabilité.
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