LYON, le 22 septembre 2010 – SOGEX, cabinet d'expertise comptable, étend le champ d'application de sa GED NOVAXEL - jusque-là utilisée sur PC et via Internet - au périmètre du smartphone. Le cabinet confère ainsi à ses clients une plus grande accessibilité aux documents comptables.
Problématique
SOGEX est un cabinet d'expertise comptable créé en 1965 et basé à Colmar (Alsace). Le cabinet compte environ 85 collaborateurs et ses missions s'étendent de l'expertise comptable, à l'audit et au commissariat aux comptes, en passant par le conseil juridique et le traitement de la paie. Utilisateur de la solution de GED NOVAXEL depuis six ans, SOGEX souhaitait renforcer l'accès à l'information en la rendant disponible à ses clients depuis un smartphone.
Choix de la solution
C'est en 2004 que SOGEX s'interroge sur l'existence d'outils destinés au classement de documents. Principalement motivé par l'envie de parvenir à discipliner une information surchargée et éparpillée dans l'entreprise, mais également d'être en mesure d'accéder à l'information rapidement et en temps réel, SOGEX retient deux solutions dont celle de NOVAXEL.
Après une période passée à tester les deux solutions, NOVAXEL est finalement retenue : sa simplicité d'utilisation et la facilité d'accès à l'information auront séduit le cabinet. Dès lors, la solution de GED est utilisée par l'ensemble du personnel jusqu'en 2008 avant d'être mise à disposition des clients via un accès Internet protégé par un login et un mot de passe.
« Nous avons environ 1000 clients à notre actif, et au lieu d'avoir à nous appeler pour demander un bulletin de paie ou autre, il leur suffit de se connecter avec leurs identifiants pour accéder à l'information à tout moment, » explique Eric Arnaud, responsable informatique et associé de SOGEX.
Accéder à l'information de façon électronique fait progressivement son chemin dans l'esprit des clients : environ vingt pour cent utilisent l'accès web qui leur est proposé, et la proportion va crescendo. Par ailleurs, les récentes applications proposées sur le marché prennent en compte les tendances et s'adaptent à une nouvelle demande : les smartphones. C'est dans cette logique que SOGEX décide d'étendre sa GED NOVAXEL aux smartphones, devenus incontournables pour le cabinet mais également pour ses clients. Ce service-là, disponible depuis 2010, est proposé gratuitement en complément de l'accès Internet. NOVAXEL a développé une interface spécifique pour rendre son logiciel de GED compatible avec n'importe quel smartphone, ceci afin de permettre aux clients - de la même façon que l'accès Internet - la consultation d'un document comptable numérique qu'il soit de nature bureautique (Word, Excel), fax, emails.
100% des documents produits ou reçus sont stockés dans la GED.
Bénéfices
« Avant 2004, le client nous téléphonait et nous devions lui faxer ou lui imprimer le document. C'était pénible et cela prenait du temps. Aujourd'hui, quand nous avons un nouveau client, nous lui proposons systématiquement notre service GED. Le plus souvent, le client adhère et trouve cela pratique car cela lui permet de ne pas appeler le cabinet toutes les cinq minutes, » déclare Eric Arnaud.
SOGEX voit une vraie valeur ajoutée dans l'utilisation du logiciel de GED et même pour l'ensemble de la profession comptable : les cabinets stockent des informations clés et sont en lien direct avec les clients. De plus, d'un point de vue juridique – en cas de contrôle URSAFF ou fiscal par exemple – il est nécessaire de conserver un document pendant cinq à vingt ans, ainsi le client est certain d'avoir accès à cette information pendant toute cette durée.
L'organisation du logiciel permet également d'autoriser plusieurs niveaux d'accès : un accès unique réservé à SOGEX, ou un accès commun dans lequel le client pourra consulter tous ses documents. L'outil de visualisation de NOVAXEL permet, sans ouvrir l'application concernée (Word, Excel, Acrobate, etc.), de visualiser instantanément ses documents sur le web. Un vrai gain de temps !
Enfin, les cabinets comptables sont le plus souvent équipés d'une multitude de logiciels comptables. Et comme chaque logiciel possède sa propre GED intégrée et publication web, l'information est alors dispersée pour le cabinet et ses clients. NOVAXEL permet de remédier à cette dispersion de l'information en fédérant l'ensemble des GED intégrées en une seule et même, c'est la « GED des GED ».
Autres avantages :
Liberté : exporter tous les documents classés dans NOVAXEL.
Pérennité : garantir la visualisation de toutes les éditions métiers dans le temps.
Une GED unique : fédérer tous les flux vers une seule GED pour une vision transversale et globale.
Evolutivité : des nouveautés puissantes, innovantes et tendances répondant aux attentes des clients.
Conseil en organisation : permettre aux cabinets de proposer une nouvelle mission à leurs clients.
Rencontre avec NOVAXEL : 14 et 15 octobre au Congrès National des EC À Strasbourg
À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « Novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l'entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd'hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d'assurance (Allianz, Générali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu'Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L'offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L'intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». Novaxel est membre de l'association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - www.novaxel.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « Novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.
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