Insight, fournisseur de solutions technologiques intelligentes et services associés, annonce avoir été choisi par le Groupe ADSN, un groupe d'entreprises au service de la profession notariale, pour l'accompagner dans la mise en conformité et l'optimisation de ses licences logicielles. Courant 2017, le groupe ADSN a sollicité Insight pour disposer d'un audit interne de ses licences Microsoft, et pour être conseillé sur les « métriques licensing » de l'éditeur afin de préparer le renouvellement de son contrat de licences arrivant à échéance.
Groupe ADSN : une nécessaire mise en conformité de ses licences logicielles avec Microsoft Le groupe ADSN (Association de Développement du Service Notarial) conçoit et développe des services et des outils destinés au notariat. Organisé autour de trois pôles d'activité, le cœur de métier, l'immobilier et la communication, il est reconnu pour la qualité de ses prestations et pour ses innovations, qui garantissent à ses clients, les notaires, le haut niveau d'exigence qu'ils attendent. En tant que premier réseau privé de France, fort de 450 collaborateurs principalement dédiés à l'informatique, le groupe répond aux besoins de service de la profession notariale : Actes Authentiques Electroniques, Fichier Central des Dispositions de Dernières Volontés, visioconférence, Minutier Central Electronique des Notaires de France, alimentation des bases immobilières, Conformité Informatique et Liberté, etc…
En forte croissance, le groupe ADSN avait besoin d'identifier les leviers susceptibles de réduire son budget de licences Microsoft, tout en faisant évoluer leurs usages. Il a souhaité procéder à un audit de son parc de licences informatiques en vue de sa mise en conformité et évaluer le meilleur contrat Microsoft, permettant de mieux optimiser ses coûts, tout en servant sa stratégie de migration vers le Cloud.
Quelques mois avant l'échéance de son contrat le groupe ADSN a ainsi fait appel à Insight et à son offre “Licence Consulting Services”, service de gestion des licences, conçu pour aider les entreprises à optimiser leurs investissements logiciels. Dans un délai contraint par le renouvellement du contrat Microsoft, le groupe ADSN a pu compter sur l'accompagnement d'Insight. Il a bénéficié de recommandations pertinentes et claires pour simplifier la gestion de ses licences Microsoft qui peut être un travail fastidieux et complexe.
Phase 1 –Vérification de la conformité sur la base de l'audit de l'existant et des contrats.
Sur la base de l'audit exhaustif du parc logiciel du groupe ADSN, et en utilisant les différents référentiels existants, (AD, antivirus, outils de déploiement, gestion de stock), Insight a pu établir, en quelques semaines, la base des licences Microsoft réellement utilisées. En comparant avec les acquisitions et les contrats Microsoft en cours, Insight a pu valider la conformité de l'existant avec les règles d'utilisation Microsoft. Cet audit a permis d'identifier les licences non utilisées, sources de futures d'économies.
Phase 2 – Recommandations d'évolution, en phase avec la stratégie du Groupe ADSN.
Pour rester à la pointe de la performance, le groupe ADSN, a choisi de faire évoluer son Système d'Information, vers un environnement hybride, local et Cloud. Le choix stratégique du Groupe ADSN s'est porté sur l'écosystème Microsoft, avec Dynamics 365 pour la partie ERP, et Office 365 pour la partie collaboration.
Ainsi la valeur ajoutée d'Insight a été de proposer des chemins de migration à partir d'un existant connu et à jour, vers un ensemble de licences Hybrides local et Cloud, en ligne avec les choix stratégiques de son client. L'enjeu était d'utiliser les licences déjà acquises avec leurs avantages, de définir produit par produit les besoins, les licences à renouveler, celles à supprimer ou à modifier, pour accompagner la mutation vers un environnement Cloud.
C'est ce que l'équipe d'Insight, composée de plusieurs consultants avec différents niveaux d'expertises consultants, spécialité technique, chef de projet et expert en Licensing Microsoft, a réalisé.
Une fois l'inventaire technique effectué et présenté de manière synthétique, les spécialistes d'Insight ont conseillé le Groupe ADSN sur les types de contrats possibles. Le choix d'un contrat Microsoft a des conséquences financières importantes sur le long terme, et toute Direction des Systèmes d'Information a besoin de planifier ses coûts et engagements sur une base pluriannuelle. Six variantes ont été proposées, une seule retenue pour son adéquation avec la stratégie du groupe ADSN et son impact économique.
Le choix fait, Insight a accompagné son client en préparant l'ensemble des commandes, et a facilité la passation du contrat, ainsi que sa mise en œuvre.
« Nous n'avions ni les ressources ni la compétence pour effectuer ce travail pourtant fondamental. L'accompagnement d'Insight nous a permis de nous mettre en conformité, de connaitre et d'optimiser l'utilisation réelle de nos licences et d'accompagner la mutation de notre Système d'Information vers le Cloud”, explique François-Xavier GAYDON, DSI du Groupe ADSN. “Le retour sur investissement est largement inférieur à un an. Nous maîtrisons maintenant notre budget Microsoft sur les six prochaines années. Le choix de l'écosystème Microsoft 365 est une décision stratégique qui, bien implémenté sur le plan Licensing, s'avère financièrement pertinent.”
Les économies constatées à ce jour sont consistantes : la solution a permis au groupe ADSN de réduire ses coûts de licences Microsoft de 39,3 %. Une démarche qui est engagée sur le long terme, puisqu'Insight a proposé un accompagnement régulier sur les prochaines années pour assurer le suivi de ses recommandations au-delà de cette prestation. Insight a à cœur de proposer à ses clients des projections intelligentes pour des stratégies pérennes.
