La GED, pourquoi y avoir recours ?
La dématérialisation de document permet aux différents collaborateurs de disposer d’une base de données de tous les documents d’une organisation. Avec les améliorations apportés à ce type de système de gestion documentaire, les fonctionnalités de partage d’informations et de documents sont de plus en plus présentes et contribuent à l’amélioration du processus de travail collaboratif d’une organisation.
Par ailleurs, pour les adeptes de la protection de l’environnement, la GED s’impose plus comme une alternative efficace pour limiter l’impact environnemental des activités d’une organisation. En effet, il semblerait qu’un tel système participe largement à réduire l’utilisation du papier et autres matériaux.
La GED, comment ça fonctionne ?
La gestion documentaire est constitué par 4 phases principales : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion. L’acquisition s’effectue par l’utilisation des techniques de capture qui permettent la numérisation de tous les documents — papiers, électroniques, extraction des images. Vient ensuite le classement pour indexer les documents — par type, par concepts ou par mots-clés. Quant au stockage, il est fait en fonction du volume des données, de la fréquence de consultation, de la durée de conservation ou de la nature des documents, avec des mesures de sécurité particulières à prendre ainsi qu’un processus de sauvegarde régulier. Enfin, la diffusion consiste à choisir un système de navigation efficace pour les recherches, soit par un système interne — intranet — soit via internet. On notera que l’accès à chaque document dématérialisé est strictement règlementé en fonction des droits fournis à chaque collaborateur de la plateforme de partage.
