CIS Bio dématérialise ses factures fournisseurs avec ELO
par Repandre.com -
« Nous recevons entre 20 et 50 factures par jour, » détaille Mathieu Gameiro, chef de ce projet d'archivage et relais avec les utilisateurs. « Avant, elles étaient archivées dans un local, et les trois personnes du service comptabilité allaient les chercher manuellement lorsqu'elles en avaient besoin. »
Aujourd'hui, les factures reçues sont conservées en version papier mais elles sont aussi scannées puis archivées électroniquement avec la solution ELOprofessionnal qui permet leur consultation web. Les 18 personnes du service Finance peuvent faire des recherches en fonction du prix, du numéro de facture, du nom du fournisseur ou en plein texte, avec un mot apparaissant sur la facture scannée. Le système est très précis. 20 à 30 recherches sont effectuées chaque mois et les personnes n'ont plus à se déplacer pour trouver l'information.
Les factures sont d'abord saisies dans l'AS/400, un code barre s'imprime à la validation de la saisie. Il est collé sur la facture qui est scannée et enregistrée dans ELOprofessionnal (séparation des pages, reconnaissance du code barre et archivage dans la GED).
Les factures archivées au format Tiff sont sécurisées sur un serveur interne et classées suivant une arborescence bien définie : d'abord par entité (juridique, etc.), puis par site géographique, puis par fournisseur, puis par année, par mois et par n° de facture.
CIS Bio constate des gains de temps dans la recherche d'information mais aussi dans la validation des factures, grâce au workflow ELO.
Après les factures fournisseurs, CIS Bio devrait passer à la dématérialisation des factures clients.
Contact ELO en France : Jérôme André - j.andre@elo.com
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