Le mobilier de bureau est l’un des investissements les plus coûteux que vous finirez par faire si vous ouvrez un nouveau bureau pour votre entreprise. Au début, vous pensez peut-être que vous n’avez pas besoin de grand-chose, mais lorsque vous commencerez à fixer le prix d’éléments comme le mobilier, vous vous rendrez compte de ce que représente exactement un bureau pleinement fonctionnel, et c’est beaucoup ! Des bureaux, des chaises, des classeurs, des tables basses, tout cela s’assemble. Le choix du bon mobilier est également très important, car il doit pouvoir résister aux contraintes de l’utilisation quotidienne.
L’ERGONOMIE AU BUREAU
Si vous pouvez vous en sortir en utilisant n’importe quel meuble bon marché que vous pouvez trouver pour équiper votre maison, le mobilier de bureau est une chose assez différente. Vous, et tous les employés que vous avez, passerez au moins huit heures par jour au travail, ce qui représente beaucoup de temps à passer assis dans des chaises inconfortables et courbés sur des postes de travail peu pratiques. L’ergonomie est incroyablement importante au bureau, ce qui signifie que vous avez besoin de chaises confortables, réglables, de bureaux bien conçus et d’un environnement généralement propice au travail.
Choisir de bonnes chaises et de bons bureaux
Au minimum, les bureaux doivent être courbés de manière à ce que les gens puissent s’en approcher, et être équipés d’un plateau de clavier coulissant ainsi que d’un espace pour les pieds approprié. Les chaises que vous choisissez doivent être réglables en hauteur et en angle. Les accoudoirs sont facultatifs : certaines personnes les adorent, d’autres les détestent. Les dossiers sont utiles, mais comme ils ne sont généralement pas de taille unique, il serait bon de ne pas vous embêter avec un dossier intégré à la chaise si vous achetez des chaises pour vos employés, et d’opter plutôt pour de simples chaises inclinées/ pivotantes, puis de laisser les gens acheter des dossiers séparément. Si vous achetez une chaise pour vous-même, essayez-la dans un magasin pour vous assurer qu’elle est confortable.
Une bonne chaise de bureau sera bien rembourrée, mais si vous travaillez dans un environnement chaud, vous voudrez peut-être en choisir une avec un dossier en maille aérée au lieu d’un rembourrage. Ces sièges sont généralement bien incurvés pour soutenir votre colonne vertébrale et assez souples, ce qui les rend confortables, mais ils ne vous feront pas transpirer aussi facilement que les sièges en cuir ou en similicuir.
Les accoudoirs sont facultatifs. Certains les trouvent très confortables, mais d’autres les trouvent gênants, et même les experts sont divisés sur leur valeur. Selon la façon dont vous êtes assis, vous pouvez en fait faire plus de mal que de bien en utilisant les accoudoirs, car vous risquez d’exercer une pression sur les nerfs près des coudes.
Les personnes souffrant de problèmes de dos peuvent trouver qu’une chaise de bureau traditionnelle est mauvaise pour elles, et qu’il serait préférable d’utiliser soit un tabouret, pour soutenir une posture droite, soit une des chaises de style "z-chair", qui force une bonne posture. Si vous optez pour une chaise de bureau traditionnelle, veillez à en régler la hauteur pour ne pas vous affaler et pour que vos pieds touchent confortablement le sol. S’ils ne touchent pas le sol, même lorsque la chaise est réglée au plus bas, achetez un repose-pieds assorti à la chaise, afin de ne pas exercer une pression excessive sur vos cuisses.
Une bonne chaise aura une fonction d’inclinaison et de réglage de la hauteur, et il devrait être facile de la mettre dans une position confortable et de la maintenir. Lorsque vous êtes "au repos", elle ne doit pas se balancer ou bouger excessivement, mais il ne doit pas non plus être difficile de l’ajuster. Lorsque vous restez assis pendant de longues périodes, vous devriez trouver que votre tête, votre cou et votre dos sont soutenus. Si vous ne pouvez pas garder une posture confortable dans le fauteuil, ce n’est pas bon pour un environnement de bureau.
Si vous pensez que le mobilier sera partagé entre plusieurs employés, assurez-vous qu’il est vraiment facile à ajuster. Une chaise inclinable avec réglage hydraulique de la hauteur est idéale. Faites toutefois attention au poids requis. Si la plupart des chaises de direction sont assez robustes, de nombreuses chaises "de bureau" moins chères sont soumises à des limites de poids inférieures à ce que l’on pourrait attendre au départ. C’est particulièrement vrai pour les marques internationales.
Pensez aussi à vos accessoires de bureau généraux. La fatigue oculaire est un problème courant dans de nombreux bureaux, en raison de l’éblouissement causé par la lumière. En investissant dans de bons abat-jour, vous pouvez éviter de nombreux problèmes avant même qu’ils ne deviennent sérieux.
Meubles de rangement
Le stockage est une chose qui est souvent négligée. Du point de vue de la santé et de la sécurité, il est bon d’avoir un espace de rangement dans un coin du bureau, loin du bureau, car cela encourage les gens à se lever et à se déplacer un peu plus souvent pendant qu’ils travaillent. Mais ce n’est pas toujours possible ou pratique, et les bureaux avec des rangements intégrés peuvent donc être utiles.
Il existe de jolies et élégantes possibilités de rangement caché, qui peuvent être utiles dans les bureaux de direction. Cependant, pour les employés généraux, un bureau et un classeur constituent probablement un meilleur choix.
Les caractéristiques qui comptent
Les caractéristiques les plus importantes, pour la plupart des meubles, impliquent la possibilité de faire des ajustements. Les bureaux et les chaises doivent être à hauteur variable. Idéalement, vos chaises devraient avoir des accoudoirs qui se plient vers le haut et vers le bas. Si vous envisagez de faire du rangement, des étagères qui peuvent être déplacées ou enlevées sont toujours pratiques.
De nos jours, la plupart des meubles de bureau sont équipés de dispositifs de gestion des câbles - et ces dispositifs sont bien plus utiles que vous ne le pensez au départ. La possibilité de faire passer les câbles par un trou dans le bureau, puis par des canaux pour les maintenir en ordre, fera le bonheur de votre équipe informatique et vous aidera également à éviter d’éventuels problèmes de santé et de sécurité. C’est une petite chose, mais cela permet de gagner beaucoup de temps et d’éviter les tracas, et cela donne aussi un aspect beaucoup plus ordonné au bureau.
Si vous cherchez des classeurs verrouillables, envisagez un modèle avec une serrure à combinaison plutôt qu’une clé physique. Cela est utile car cela signifie que vous n’avez pas à craindre que la clé disparaisse ou qu’un employé la prenne et la clone. Vous pouvez simplement partager la combinaison avec les personnes qui ont besoin de la connaître, et changer la combinaison en cas de changement dans votre équipe.
L’ESTHÉTIQUE ET LA BONNE IMPRESSION
Si vous devez recevoir des visiteurs dans votre bureau, vous devez vous assurer de leur donner une bonne première impression. Cela signifie que vous devez vous assurer que tout votre mobilier de bureau est propre et en bon état, et qu’il est assorti. Il est normal d’avoir un mobilier moderne dans votre maison, mais vous pouvez aussi avoir un vieux fauteuil de relaxation étrange qui ne correspond pas au reste du salon - ce fauteuil de relaxation peut avoir une valeur sentimentale, ou vous pouvez le garder parce qu’il est vraiment confortable.
Dans un bureau, ce genre de choses ne se passe pas si bien. Si aucun des meubles du hall d’entrée ne correspond, il est peu probable que les visiteurs pensent que "c’est un ensemble de meubles éclectique". Ils penseront plutôt que votre entreprise ne pouvait pas se permettre d’acheter des meubles "corrects". Une table basse élégante et des canapés assortis dans la salle d’attente vous aideront à donner une apparence professionnelle et offriront également une bonne fonctionnalité, car les gens disposeront ainsi d’une salle d’attente confortable où ils pourront s’asseoir et se détendre, et aussi travailler un peu sur leur ordinateur portable s’ils en ont besoin.
De nombreuses recherches ont été menées sur la façon dont l’aspect d’une pièce peut affecter l’humeur et les performances des gens. La lumière naturelle est préférable à l’éclairage par bandes car elle améliore l’humeur et est moins susceptible de provoquer des migraines. Les couleurs pastel sont bonnes pour calmer les gens et réduire l’anxiété. Le bon choix de couleurs peut aussi donner l’impression que la pièce est plus spacieuse - ce qui est plus important que vous ne le pensez quand vous savez que les gens vont y passer beaucoup de temps.
Lorsque vous achetez des bureaux, pensez à la couleur et à la forme. Si vous êtes une entreprise de technologie qui recherche une ambiance jeune, les couleurs vives ont un sens. Si vous êtes un comptable ou un cabinet d’avocats, optez pour quelque chose de plus discret - parce que c’est ce que vos clients attendront de vous, et si vous n’essayez pas de construire une marque basée sur une "comptabilité passionnante", vous devriez opter pour l’option sûre et attendue.
Lorsque vous achetez du mobilier de bureau, faites bien attention aux mesures. La plupart des fabricants de mobilier de bureau réputés vous fourniront des mesures détaillées, notamment la hauteur, le poids et la profondeur du mobilier, que vous pourrez utiliser pour déterminer si vous avez de la place pour tout le mobilier. Vous pouvez même utiliser les mesures pour planifier l’aménagement de votre bureau à l’aide d’un logiciel de CAO.
N’oubliez pas que s’assurer que le mobilier "s’adapte" n’est pas la même chose que de s’assurer qu’il est bien ajusté. Pensez par exemple à la possibilité d’ouvrir les portes et de déplacer les personnes. Vous ne voulez pas qu’il y ait assez d’espace pour passer devant votre bureau - vous voulez vous assurer que vous pouvez faire glisser la chaise et que quelqu’un puisse passer derrière votre chaise si nécessaire. Vous devez avoir de l’espace pour vous tenir devant ce classeur ET l’ouvrir. Ce sont des choses qui sont souvent négligées.
L’ENVIRONNEMENT
Le syndrome des bâtiments malsains a suscité beaucoup d’attention dans les années 1990, et bien qu’on n’en parle plus autant aujourd’hui, c’est toujours un sujet qui devrait vous préoccuper. Il y a beaucoup de problèmes potentiels dans un bureau, et ce sont des choses auxquelles vous devez faire attention lorsque vous choisissez des meubles.
Les tapis peuvent emprisonner la poussière et la saleté, et s’ils ne sont pas bien faits, ils peuvent contenir des produits chimiques qui, lorsqu’ils sont dérangés, peuvent causer des problèmes respiratoires. Même le rembourrage de vos canapés et sièges pourrait poser problème à cet égard. Essayez de choisir des meubles "verts". De nombreuses entreprises cherchent à éviter le plastique et achètent des meubles en métal, en bois et en tissu qui offrent une bonne ergonomie et qui évitent les mousses et autres produits chimiques potentiellement nocifs et polluants qui pourraient rendre vos employés malades.
Si vous optez pour cette solution, recherchez des meubles recyclés, récupérés ou fabriqués à partir de bois provenant de forêts durables. Il existe de nombreuses entreprises qui fabriquent ce type de meubles, et si vous achetez à l’une d’entre elles, vous pouvez vous sentir en sécurité en sachant que vous faites votre part pour l’environnement.
Normes de sécurité
Il existe de nombreuses normes européennes et internationales en matière de santé et de sécurité pour les meubles. Ces normes testent l’endurance, les exigences de charge et la sécurité incendie du mobilier, en s’assurant qu’il ne s’effondrera pas ou ne se brisera pas dans des conditions normales d’utilisation, et qu’il ne brûlera pas rapidement dans un incendie ou ne dégagera pas de fumées toxiques. Vous pouvez voir les détails de sécurité sur l’emballage de la plupart des meubles, et ils doivent également être clairement affichés dans les catalogues.
Attendez-vous à une garantie de 5 à 10 ans sur tous les meubles que vous achetez, et comptez pouvoir acheter des pièces de rechange pour tout meuble comportant des pièces mobiles. Cela devrait être un minimum pour tout ce qui est proposé pour un environnement de bureau - ces meubles seront soumis à un stress plus important que tout ce que vous achèteriez pour la maison, et les normes telles que EN1022, EN1335-1, et ANSI/BIFMA x5.1, pour les chaises, devraient montrer que le produit est à la hauteur du stress auquel vous vous attendez raisonnablement à ce qu’il soit soumis.
VOTRE BUDGET
Quel que soit votre budget, vous pouvez trouver du mobilier de bureau pour le remplir - et ce n’est qu’une légère hyperbole. Il y a tellement de choix différents, du mobilier le plus basique à l’extrémité de la gamme budgétaire aux articles design où vous pouvez payer des milliers pour une seule chaise. L’astuce consiste à trouver des meubles bien faits, qui vous permettront d’optimiser votre budget.
Avant d’ouvrir votre portefeuille, réfléchissez à ce dont vous avez besoin et à la meilleure façon d’atteindre vos objectifs. Si vous avez un budget serré, vous devrez peut-être faire des compromis dans certains domaines et dépenser davantage dans d’autres. Par exemple, vous ne pouvez peut-être pas vous permettre d’avoir un bureau, un espace de rangement et des chaises séparés, alors vous pourriez acheter un poste de travail bon marché avec des tiroirs intégrés, pour avoir plus d’argent à dépenser pour une bonne chaise.
Si vous aménagez un bureau entier, un ensemble de bureaux, des cloisons de séparation et un ensemble de bonnes chaises pourraient être la meilleure façon de dépenser votre argent. Tout dépend de l’aspect que vous souhaitez donner à votre bureau et du montant que vous êtes prêt à dépenser.
Si vous achetez pour un grand bureau, n’oubliez pas que de nombreux magasins de meubles vendent des ensembles que vous pouvez combiner de différentes manières - des tables qui peuvent être rapprochées pour créer des espaces de travail de taille variable, par exemple. Vous pouvez assembler des tables de conférence, ou placer plusieurs bureaux dans un petit espace avec des zones concaves pour les chaises, de sorte qu’une petite pièce puisse toujours ressembler à un grand espace de réunion.
Recherchez des bureaux dont les pieds sont réglables et qui peuvent servir à plusieurs fins. Si vous n’avez pas les moyens d’acheter un bureau en bois massif, un bureau en placage peut être une bonne option. Si votre budget ne vous permet pas d’avoir un espace de rangement indépendant, des étagères sur le dessus du bureau peuvent créer de l’espace supplémentaire et constituer une bonne solution à moyen terme.
N’oubliez pas l’option des bureaux sur pied. Tous les employés ne seront pas ouverts à cette idée, mais si vous devez accueillir un grand nombre de personnes de passage, les bureaux debout peuvent être une option pour le personnel à court terme. Dans un magasin de détail, par exemple, toutes les personnes qui vont faire un peu de saisie de données n’ont pas besoin d’une chaise.
Il existe de nombreuses façons d’économiser de l’argent tout en aménageant un espace de bureau attrayant et fonctionnel. N’oubliez pas que les deux choses les plus importantes sont l’ergonomie et la qualité de la construction. C’est une fausse économie d’acheter quelque chose qui conduira vos travailleurs à souffrir de TMS, et c’est une fausse économie d’acheter quelque chose qui tombera en morceaux après seulement quelques mois de possession. Gardez vos meubles simples, mais achetez le meilleur que vous pouvez, puis améliorez et accessoirisez-les si nécessaire.
Quoi que vous décidiez d’acheter, pensez à la livraison, aux garanties et au montage. Souvent, le mobilier de bureau est en kit, mais vous pouvez payer un supplément pour que quelqu’un vienne le monter dans vos locaux. Si vous n’êtes pas un bricoleur ou si vous n’avez pas beaucoup de temps, il est judicieux de payer un supplément pour ce service, car cela vous fera gagner du temps et de l’argent à long terme, et cela garantit que le mobilier est construit correctement. La dernière chose que vous voulez, c’est d’avoir un procès sur les bras parce que votre table d’ordinateur s’est effondrée et a blessé quelqu’un.
N’oubliez pas que si vous achetez une grande quantité de meubles, vous pouvez peut-être bénéficier de remises sur quantité ou de contrats de crédit. N’oubliez pas de vous renseigner également sur les allégements fiscaux, car la taxe de vente et la taxe sur la valeur ajoutée (selon votre pays) ne s’appliquent pas toujours aux entreprises.
