Cette GED utilise plusieurs systèmes comme l’indexation, la gestion de stockage, le classement, la consultation de documents, la navigation et la recherche...
On trouve quatre étapes dans ce système de gestion des documents : 1 - L'acquisition des documents : Vous pouvez effectuer cela en scannant des documents papiers. Lorsque cela est fait, vous avez la possibilité de les archiver ou de les détruire. Les documents électroniques existants, que vous allez créer ou bien que vous partagez avec un partenaire peuvent aussi être acquis.
2 - Le classement des documents : On procède à l’indexation du document. Elle peut se faire par type en indiquant le titre, l’auteur, la date, la source... ou bien décrire le contenu du document grâce à des mots clés, on parle d’indexation par concepts ou mots clés.
3 - Le stockage des documents : Il faut s’assurer que le volume des documents est adapté au support de stockage. Vous pouvez organiser votre stockage en fonction de différents critères tels que le contenu des documents, des types, de leur provenance... Déterminez une durée de stockage cela permet de faire le tri dans les documents. Vous pourrez donc plus facilement effectuer votre gestion documentaire. Les sauvegardes sont aussi importantes à réaliser. Cette étape est très importante afin de facilement retrouver les documents.
4 - La diffusion des documents : Celle-ci se fait en passant par internet ou intranet.
Cette gestion des documents est une méthode de travail, elle est rapide à réaliser et peut-être très utile lorsque vous travaillez avec beaucoup de documents importants. En effet, votre gestion documentaire en sera facilitée. Ce système est encore peu connu mais commence à se développe car il permet d’améliorer la rentabilité.
