LYON, le 16 février 2011 – EXPPASS, société d'expertise en responsabilité civile, fondée en 1998, est missionnée par, notamment, des grosses sociétés d'assurance pour déterminer les preuves de responsabilités dans des dossiers de sinistres industriels. Utilisatrice de la solution NOVAXEL depuis 14 mois, elle observe un gain considérable dans le temps consacré à la gestion documentaire, l'accès à un document est ainsi de trois à cinq fois plus rapide qu'auparavant.
PROBLÉMATIQUE
« Le métier d'expert en responsabilité civile, mêlant des compétences techniques et de droit, requiert la capacité d'être capable, à partir d'une masse très importante de documents professionnels, de détecter les éléments qui feront sens dans la reconstitution d'un sinistre. Ainsi, la chronologie, l'ordre de communication, la très bonne conservation des documents sont primordiaux pour établir une analyse crédible et sérieuse, » déclare Michel Passemard, fondateur d'Exppass. Par commodité et usage, nombre de documents sont transmis par mail et cela est chronophage de devoir les extraire, les renommer et les classer en fonction des dossiers en cours concernés. La nécessité d'utiliser des outils de gestion de documents adaptés et modulables s'est donc fait sentir très tôt.
CHOIX DE LA SOLUTION
Les critères de choix d'une solution dépendent des impératifs généraux ainsi que des spécificités métier assez contraignantes. Par exemple, dans la mesure où l'expert est sollicité parfois sur des durées qui peuvent être courtes, il a pour obligation d'avoir à disposition tous ses documents sous la main pour pouvoir s'y référer, les produire ou les analyser de manière immédiate. Pour se faire, il a besoin d'avoir ses bases de données quotidiennement à jour entre son espace de travail au bureau et les sites où il doit se rendre. Synchroniser l'ordinateur portable avec l'outil bureautique via NOVAXEL est donc vital.
BÉNÉFICES
En dehors du gain de temps indiqué plus haut, la solution de GED NOVAXEL est devenue par la force de l'habitude l'un des coeurs du processus de traitement des documents de M. Passemard. « Dans mon bureau, trois écrans sont alignés avec d'un côté Outlook, au milieu NOVAXEL et à droite l'environnement Windows avec notamment les fichiers excel ou word sur lesquels je travaille. Le bouton NOVAXEL intégré dans Outlook est devenu indispensable pour traiter des documents attachés proprement et très vite. »
« Mon utilisation de la solution NOVAXEL est en réalité beaucoup plus avancée que pour un utilisateur lambda, » précise M. Passemard. « Par l'entremise du directeur technique de la société, Henri-Pierre Cubizolles, j'ai soumis des demandes techniques précises, comme un module spécifique pour la datation des fichiers, réalisé par les ingénieurs informaticiens de NOVAXEL, dans un rapport gagnant-gagnant. En effet, en créant un dialogue dynamique avec l'équipe de NOVAXEL, en la confrontant à des problèmes métier précis basés sur l'expérience et le pragmatisme, elle complète son offre et ses outils et j'en profite au plus vite pour améliorer encore mon confort de travail et mon efficacité, » ajoute M. Passemard.
EVOLUTIONS
En plus d'attendre avec intérêt les évolutions et mises à jour régulières de sa solution, M. Passemard sait qu'il peut compter sur l'équipe chargée du back-office chez NOVAXEL qui a toujours su se rendre disponible et à l'écoute de ses questions, demandes et besoins. Comme il ne cesse jamais de chercher toutes les améliorations possibles pour augmenter sa performance, il ne manque(ra) pas de relancer NOVAXEL. « Je leur demande déjà beaucoup, j'ai toujours plein d'idées, alors je dois classer par ordre de priorité mes besoins. Mais je souhaite juste que notre excellente relation professionnelle perdure, dans notre intérêt commun et avec toujours la même convivialité, » conclut M. Passemard.
À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l'entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd'hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d'assurance (Allianz, Générali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu'Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L'offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L'intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l'association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - www.NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur www.NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED.
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