LYON, le 19 avril 2011 – Le bureau de l'Ordre des Experts Comptables d'Orléans compte deux salariées permanentes, la Secrétaire générale et son Assistante Mme Florence Jambut. Les documents qui y sont traités et conservés sont extrêmement sensibles. Des Experts Comptables siègent et interviennent dans différentes commissions : litiges, exercice illégal, contrôle qualité, d'autres viennent compléter leur formation. Tous ont besoin d'une solution GED rapide, efficace et accessible. Son installation est effective sur neuf postes, ce qui a sensiblement modernisé les pratiques et accéléré les accès aux documents.
- Problématique
Les Experts-Comptables font partie des métiers qui sont extrêmement soucieux de la bonne tenue des documents archivés, d'origine papier ou numérique. Leur Ordre à Orléans partage évidemment cette problématique et c'est logique que, depuis trois ans à présent, les nouveaux documents qui lui parviennent soient systématiquement numérisés et que les anciens qui reposaient dans d'immenses armoires soient progressivement dématérialisés (numérisés) et de fait beaucoup plus faciles à retrouver et à assembler. « Auparavant, à chaque réunion du conseil il fallait préparer les dossiers afférents pour chaque membre, réunir les pièces, les vérifier, faire un travail de fourmi tant en amont de la réunion qu'à son issue où nous devions les ranger et ajouter ceux qui résultaient de la réunion, » explique Florence Jambut. « Pour le dire en toute franchise, c'était une activité chronophage et peu enthousiasmante. C'est pourquoi, suivant la recommandation du Président de l'Ordre qui en avait déjà expérimenté les vertus, nous avons décidé de nous équiper d'une solution de GED. »
- Choix de la solution
Lorsqu'il s'est agi de trouver le bon prestataire, l'Ordre s'est appuyé sur des retours d'expérience de ses membres et NOVAXEL est apparu dans les échanges. Comme souvent, c'est un utilisateur qui a été le meilleur promoteur d'une solution. « Nous cherchions une solution à notre dimension, qui était capable de répondre à nos problématiques métier sans que nous ayons à patauger sans assistance dans une ergonomie trop complexe, » poursuit Mme Jambut. « Une de nos particularités tient au fait que nos utilisateurs sont par définition de passage, ce sont nos membres qui tiennent à honorer leurs réunions mais surtout à ne pas perdre de temps. Nous avions comme critère de leur offrir un accès facilité, direct et personnel à notre base de données et cela a naturellement compté dans notre décision. »
- Bénéfices
L'accès aux données et documents s'avère beaucoup plus rapide et le gain de temps, sans parler du confort de travail, s'en trouve sensiblement amélioré. « Pour donner un exemple, j'estime à 50% le gain de temps sur la gestion de la formation par le biais de notre solution de GED, » témoigne Mme Jambut. « Nous avons en outre le contrôle sur les données qui ne sont accessibles qu'en interne, il n'y a aucune possibilité de se connecter à notre serveur de l'extérieur. Là où c'est amusant, c'est que nous pouvons désormais sortir de notre bureau avec toute notre base dans un seul ordinateur portable, ce qui élargit de fait notre champ d'action et c'est plutôt inédit dans notre métier. Novaxel nous a très bien formés en nous donnant les clés pour facilement transmettre à nos membres les quelques points à connaître concernant leur système. Enfin, il est flatteur d'être pionnier parmi les ordres des experts-comptables en adoptant une solution de GED et nous avons plaisir à échanger sur notre retour d'expérience et notre architecture dédiée. Nous participons ainsi directement à la modernisation de nos métiers, ce qui est source de motivation et de satisfaction. »
- Évolution
A l'heure actuelle, l'Ordre n'a pas intégré sa comptabilité à son outil de GED et cela représente donc une étape pour 2012. « J'aimerais beaucoup que la comptabilité soit également intégrée, car je sais d'expérience que cette tâche bénéficiera aussi d'une accélération de son traitement pour le confort de tous. Nous avançons pas à pas dans l'adoption de ces outils et par bonheur les temps sont maintenant éloignés et ne reviendront plus où il fallait encore tout classer dans des casiers ou des classeurs épais, lourds et délicats à transporter, » conclut Mme Jambut.
À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l'entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd'hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d'assurance (Allianz, Générali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu'Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L'offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L'intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l'association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » - www.NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur www.NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED.
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