Répondre correctement à un appel d'offres exige une préparation en amont. Malheureusement, beaucoup de jeunes entreprises font l'erreur de foncer tête baissée dans le tas, en espérant obtenir une réponse positive, alors qu'il suffit de bien suivre quelques étapes. Mais avant tout, il faut savoir que soumissionner à un appel d'offres est acte administratif, mais aussi un acte commercial. Approcher les services décisionnaires Selon la législation en vigueur, tous les appels d'offres dont le montant serait inférieur à 20 000 euros HT se font par contact direct. A cet effet, il est donc important d'être connu par l'entité concernée, qu'elle soit publique ou privée. Certaines entreprises vont même jusqu'à entreprises des relations purement professionnelles et cordiales avec certains élus et hautes personnalités. Attention, il ne s'agit en aucunement de démarchage, car le secret de la réussite ne se tient pas aux contacts, mais aux compétences.
Trouver des annonces de marchés
Parfois connaître des personnes ne suffit pas pour remplir ses carnets de contrat. Dans ces cas, il faut apprendre à détecter les opportunités en relation avec son secteur d'activité. En général, ces annonces portent le sigle AAC ou Avis d'Appel à la Concurrence. Les avis de marchés sont portés à la connaissance de tous. Leurs publications se font sur différents supports de communication : sur internet, sur les tableaux d'affichage, dans les journaux… Les appels d'offres concernent différents domaines d'activités : le bâtiment, les travaux publics, le nettoyage, les audits, l'équipement en matériels de bureau, logiciel Agriculture… Il convient donc aux soumissionnaires de trouver un marché qui lui convient et dont il peut satisfaire les attentes. Il existe de nombreux sites internet qui permettent de se tenir au courant des différentes annonces publiées et avec lesquels les entreprises peuvent mettre en place un système de veiller pour les recevoir automatiquement.
Analyser l'AAC
Un avis d'appel à la concurrence est un document qui résume un appel d'offres. Il contient à cet effet des informations concernant le marché, comme l'allotissement, les procédures, la date de limite de dépôt des dossiers, etc. Une analyse rapide de l'AAC permet d'emblée de trier les offres existantes pour limiter les dépenses inutiles en temps et en ressources.
Se pencher sur le dossier de consultation des entreprises
Après avoir choisi un ou des appels d'offres, la prochaine étape est de retirer les dossiers de consultation des entreprises y afférents. Il s'agit d'un dossier où sont répertoriées toutes les exigences de l'organe décisionnaire. Chacun des détails énumérés permettra de mettre toutes les chances de son côté pour l'obtention du contrat. Le DCE se compose du règlement de la consultation, du cahier des clauses administratives particulières et du cahier des clauses techniques particulières. Rédiger et compléter les dossiers requis pour l'appel d'offres Aucun document ne doit être traité au hasard, d'ailleurs il ne faut pas non plus en oublier un seul au risque d'être disqualifié. Si certaines des pièces exigées peuvent être remplies et suivent une trame, d'autres nécessitent une personnalisation, à l'instar des mémoires techniques. Après la rédaction et la constitution du dossier, une seconde et même une troisième vérification s'imposent afin d'éviter les coquilles. Des améliorations peuvent aussi être faites entre temps.
