Ceux pour qui le travail occasionne des voyages dans une autre région ou ville sont souvent confrontés au stress et à la fatigue liés à ces déplacements professionnels. Afin de minimiser ces tracas, voici quelques recommandations.
Organiser son voyage
Quand on sait bien organiser son déplacement professionnel, on limite les risques de stress. En parlant justement d'organisation, choisissez un hôtel pas trop éloigné des lieux de rendez-vous, faites même un schéma des itinéraires possibles. Il ne faut pas non plus oublier de réserver les restaurants pour les repas d'affaires. Pour établir votre planning, vous devez tenir compte du décalage horaire. Un voyage en dehors de l'Union Européenne nécessite par ailleurs un passeport et les coordonnées de l'ambassade ou du consulat du pays de destination. Il faut aussi activer le service international du téléphone portable et emmener un adaptateur pour prise de courant pour ne pas se trouver dans l'embarras.
Préparer son départ
Pour que vos voyages d’affaires ne soient pas une source de surplus de travail pour vos collègues, il vaut mieux finaliser les dossiers urgents ou délicats. Par mesure de prudence, il est conseillé de fixer les heures où vous êtes joignable. Veuillez aussi signaler à travers votre répondeur et votre mail de réponse automatique que vous êtes absent momentanément et qu'en cas d'urgence vos contacts peuvent appeler tel ou tel numéro. Vous devez alors fournir le nom des personnes à contacter. Il est très avisé de contrôler si vous avez tout emporté avant le jour du départ : documents, plaquettes de présentation, cartes de visite, carte de paiement corporate, ordinateur, téléphone…
Pour que votre voyage d'affaires soit bien organisé, établissez un planning. Le temps libre est souvent limité.. Entre les réunions de travail, les repas d'affaires et les sorties organisées, si le planning vous le permet, profitez-en pour vous relaxer, pour faire du shopping ou encore pour préparer les prochaines rencontres (en rédigeant le debriefing). Pour montrer à vos supérieurs et à vos collègues tout l'intérêt de votre voyage d'affaires, n'oubliez pas de rédiger un rapport dans lequel sont mentionnés les noms et les coordonnées des nouveaux contacts, les nouveaux contrats et les renseignements utiles collectés.
